หลาย อปท. กำลังเปลี่ยนจากงานสารบรรณแบบกระดาษมาเป็น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) บทความนี้อธิบายความต่างของ ระบบสารบรรณ แบบต่าง ๆ สิ่งที่ต้องทำให้ตรงระเบียบงานสารบรรณ และวิธีเลือกระบบให้เหมาะกับ อบต. เทศบาล อบจ. และหน่วยงาน อปท.
ระบบสารบรรณ กับ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ต่างกันอย่างไร
- ระบบสารบรรณแบบเดิม — ใช้สมุดทะเบียนรับ-ส่งและแฟ้มกระดาษ ค้นหายาก ตรวจสอบย้อนหลังลำบาก
- ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) — ทำงานออนไลน์ทั้งหมด ลงรับ-ส่งหนังสือ ออกเลขทะเบียนอัตโนมัติ ร่างและลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัล จัดเก็บ-ค้นหาเอกสารได้ทันที พร้อม Audit Log
e-Saraban ต้องทำตามระเบียบงานสารบรรณอะไรบ้าง
งานสารบรรณของหน่วยงานราชการอยู่ภายใต้ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีจึงควร:
- รองรับ หนังสือราชการ 11 ประเภท ตามระเบียบฯ ฉบับที่ 4 (พ.ศ. 2564) ที่เพิ่มเรื่องสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- มีทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง และรันเลขทะเบียนอัตโนมัติตามรูปแบบราชการ
- รองรับการส่ง หนังสือเวียน ภายใน และส่งข้ามหน่วยงาน
ลายเซ็นดิจิทัลในงานสารบรรณ
ระบบควรรองรับ ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) รูปแบบ PKCS#7 ทั้งนี้ลายเซ็นดิจิทัลจะมีผลตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อใช้ร่วมกับใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) ที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจาก ETDA เช่น TDID จึงควรเลือกระบบที่มีบริการช่วยจดทะเบียน Certificate ให้ครบวงจร
เช็กลิสต์เลือกระบบสารบรรณ อปท.
- ตรงระเบียบงานสารบรรณ — หนังสือ 11 ประเภท + ทะเบียนรับ-ส่ง + เลขอัตโนมัติ
- รองรับลายเซ็นดิจิทัล PKCS#7 + ช่วยจดทะเบียน Certificate (TDID)
- ส่งหนังสือเวียนภายใน + ส่งข้ามหน่วยงานราชการได้
- ปลอดภัย — เข้ารหัส SSL, Audit Log, 2FA, สิทธิ์หลายระดับ, สำรองข้อมูลในไทย
- ใช้บนมือถือได้ + ทดลองใช้ฟรีก่อนตัดสินใจ
สรุป
การเลือก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่ตรงระเบียบงานสารบรรณและรองรับลายเซ็นดิจิทัล ช่วยให้ อปท. ทำงานเร็วขึ้น ลดกระดาษ และตรวจสอบย้อนหลังได้ AS SYSTEM ให้บริการระบบสารบรรณสำหรับ อบต. เทศบาล อบจ. และ อปท. ดูรายละเอียดและทดลองใช้ฟรีได้ที่นี่
